Sist oppdatert 21. oktober 2018 

Denne personvernerklæringen forteller om hvorfor og hvordan Les Anciens samler inn, behandler og beskytter personopplysninger.  

Personvernerklæringen gjelder aktiviteter knyttet til medlemmer, kontakter og kommunikasjon på våre digitale flater. Erklæringen gjelder for foreningens nettside for medlemmer,  www.les-anciens.no og foreningens informasjonsside for videregående skole i Frankrie, www.lycee.no og tilhørende fansider på sosiale medier. 

Styreleder er hovedansvarlig for vår behandling av personopplysninger. 


Hvorfor samler vi inn personopplysninger? 

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Dette inkluderer for eksempel navn, adresse, telefonnummer eller e-postadresse. Behandling av denne informasjonen inkluderer innsamling, lagring og videreformidling.  

Vi behandler informasjon om deg for hovedsakelig 3 formål:  

  1. For å ivareta deg som medlem.
    Formålet med å innhente og behandle personopplysninger er å ivareta medlemsavtalen1, herunder å holde oversikt over alle tidligere elever ved de tre seksjonene, gi god oppfølging og service til medlemmer og andre personer tilknyttet Les Anciens.Medlemskap i Les Anciens innebærer at vi må behandle personopplysninger i ulike sammenhenger som ved administrasjon av aktivitet, medlemskap, tillitsverv og som grunnlag for rapportering til offentlige myndigheter. Når en person frivillig melder seg inn i Les Anciens har vi lovlig grunnlag for registrering og behandling av nødvendig
  2. For å holde deg informert
    Les Anciens kommuniserer også med personer som ikke har medlemskap i foreningen. Personer som har samtykket til det vil motta nyhetsbrev om hva som skjer i foreningen eller utdanningstilbudet vi fronter og invitasjoner til våre arrangementer.Når du melder deg på utsendelsen samtykker du til at vi kan behandle ditt navn og e-postadresse til dette formålet i henhold til markedsføringsloven og personopplysningsregelverket. Informasjonen lagres inntil samtykket trekkes tilbake
  3. For å forbedre våre tjenester til deg.
    Les Anciens jobber for å forbedre din tekniske og innholdsmessige opplevelse av våre kommunikasjonsflater. For bedre å forstå vårt publikum bedre samles det derfor inn informasjon om din adferd når du besøker våre nettsider eller våre sider på sosiale medier. Informasjonen samles inn via enheten(e) du bruker og ved hjelp av informasjonskapsler.Det samles inn informasjon om type enhet, operativsystem og nettleser, IP-adresse og sidehenvisning. Informasjonskapslene er fra Google Analytics, Facebook og LinkedIn, plattformer som behandler informasjonen på selvstendig grunnlag (les mer under Sosiale medier). Les Anciens mottar all informasjon som statistikk og vi kan ikke ikke spore informasjonen tilbake til deg. Vi benytter heller ikke verktøy for profilering av personer.
    Les mer om Les Anciens’ bruk av informasjonskapsler her.


Innhenting og behandling av personopplysninger
 

Personopplysninger innhentes i hovedsak forbindelse med at en person melder seg inn i Les Anciens. Dette skjer ved innbetaling av kontingent, og du blir da bedt om å oppgi navn, e-postadresse og kull (sted og periode). Det er frivillig å melde seg inn. 

Vi mottar også personopplysninger i forbindelse med at en person melder seg på vårt nyhetsbrev, oppretter en profil på våre nettsider eller melder seg på som deltaker i et av våre arrangement. Man kan bli bedt om å melde seg på et arrangement ved innsending av skjema, e-post eller på SMS til et av styremedlemmene. Det er frivillig å melde seg på våre arrangementer. 

Vi innhenter kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, kull (sted og periode), kjønn, e-postadresse og bostedsadresse. For arrangementer med bespisning innhenter vi også opplysninger om matallergier.   

Med mindre noe annet er spesifisert for det enkelte arrangement er personopplysningene kun tilgjengelig for tillitsvalgte og andre nøkkelpersoner i Les Anciens som har rettmessig behov for tilgang til disse. Konfidensialitet er ivaretatt ved at alle med slik tilgang har samtykket til taushetsplikt.  

Du kan til enhver tid se og vedlikeholde dine registrerte personopplysninger via tjenesten Gnist2.
I Gnist kan du også administrere (akseptere eller trekke tilbake) dine samtykker. Merk at Les Anciens fremdeles oppbevarer opplysningene dine selv om du trekker tilbake samtykket.
 

Databehandlere 

Les Anciens benytter databehandlere for å kunne drifte foreningen. Egne databehandleravtaler er inngått med disse for å ivareta informasjonssikkerhet og dine rettigheter.  

  • StyreWebbrukes til organisasjonsdrift, herunder medlemsregister, innmelding, arrangement og Gnist.
  • WordPress med tilhørende plugin MailPoet for å sende ut nyhetsbrev.
  • Google for tjenester som epost for direkte kommunikasjon og analyseverktøy for å analysere bruken av nettsidene våre.
  • Facebook med eget analyseverktøy. Informasjon til og interaksjon med medlemmer og interessenter.
  • LinkedIn med eget analyseverktøy. Informasjon til og interaksjon med medlemmer og interessenter.


Sosiale medier

Om du velger å følge Les Anciens eller Videregående i Frankrike – lycee.no på sosiale medier må du vite at personopplysninger og annen informasjon du har gitt til disse mediene kan leses, samles, og brukes av andre brukere av den sosiale medietjenesten. Vi har liten eller ingen kontroll over og står ikke ansvarlig for andres bruk, misbruk eller underslag av personopplysninger eller annen informasjon som du selv bidrar med til noen sosiale medietjenester. Som eier av sidene mottar vi statistikker over besøk og bruk men vi lagrer ikke denne informasjonen selv. 

For mer informasjon om personvern henviser vi til de respektive personvernerklæringer for Facebook og LinkedIn.


Sosiale medier

En informasjonskapsel er en liten midlertidig fil som sendes til nettleseren din fra et nettsted du besøker. Den brukes bredt for å forbedre en nettsides ytelse og samle inn informasjon om hvordan besøkend bruker nettstedet. For våre nettsider brukes informasjonskapsler fra Google Analytics, som er en nettanalysetjeneste fra Google Inc. Informasjon som samles inn av en slik informasjonskapsel, inkludert din IP.adresse, sendes til Google og lagres på servere i USA. Informasjonskapselen slettes automatisk 14 måneder etter ditt siste besøk på hjemmesiden hvis du ikke allerede har slette den selv. Informasjonen Les Anciens mottar er anonymisert og blir presentert til oss som statistikk.

Hjemmesiden vår har integrasjoner for sosiale medieapplikasjoner og – tjenester som lar deg dele innhold med andre brukere (for eksempel Facebook og LinkedIn, også kalt «sosiale medier»). Disse applikasjonene innstallerer egne informasjonskapsler i din nettleser som samler og sender informasjon til de respektives servere i USA. Informasjonskapslene Facebook og LinkedIn sender til din nettleser deaktiveres 2 år etter ditt siste besøk. Les mer om sosiale medier i vår personvernerklæring.


Sletting av personopplysninger 

For å ivareta vår historikk blir dine personopplysninger lagret også etter avsluttet medlemskap eller tilbaketrukket samtykke til utsendelse av nyhetsbrev og invitasjoner.  

Retten til å bli glemt i henhold til GDPR-artikkel 17 gir deg mulighet til å kreve at alle registrerte personopplysninger om deg skal slettes på oppfordring, så lenge vi ikke er lovpålagt å lagre disse. Ta i tilfelle kontakt i henhold til kontaktopplysninger.

Rett til å klage

Du har rett til å klage til en tilsynsmyndighet, her Datatilsynet, i henhold til GDPR-artikkel 13(2) bokstav d. 


Kontaktopplysninger 

Har du spørsmål til vår personvernerklæring eller om vår bruk av personopplysninger er du velkommen til å ta kontakt. Behandlingsansvarlig i Les Anciens er Styreleder som kan kontaktes på styrets epostadresse [email protected]